Diaspora · 6 minute de citit
Apostila de la Haga pe acte de stare civilă: când e nevoie și când nu
În UE nu mai ai nevoie de apostilă pe certificatul de naștere sau de căsătorie: extrasul multilingv o înlocuiește. În afara UE, apostila o pune Prefectura, pe original. Cine o cere, cât durează, ce se apostilează și ce nu.
Ce este apostila, pe scurt
Apostila e o ștampilă standard, stabilită prin Convenția de la Haga din 1961, care confirmă că semnătura și ștampila de pe un act oficial sunt autentice. Nu spune nimic despre conținutul actului; spune doar că actul e emis de o autoritate reală din România. O autoritate din alt stat semnatar al convenției e obligată să accepte actul apostilat fără alte legalizări.
Pe actele de stare civilă (certificat de naștere, de căsătorie, dovada de celibat), apostila se pune în România de Instituția Prefectului din județul în care a fost emis actul. Nu de notar, nu de primărie și nu de consulat.
În UE: nu mai e nevoie
De la 16 februarie 2019, Regulamentul (UE) 2016/1191 scoate apostila pentru actele de stare civilă folosite între statele membre. Un certificat de naștere românesc e acceptat în Italia, Spania, Germania sau Franța fără apostilă și, dacă are atașat formularul standard multilingv, fără traducere. Formularul îl emite același oficiu de stare civilă care păstrează actul.
Asta înseamnă că pentru înscrierea la școală, rezidență, căsătorie sau pensie într-un stat UE, drumul corect e extrasul multilingv, nu apostila. Dacă un funcționar din UE îți cere totuși apostilă pe certificat, îi poți indica regulamentul; în practică, majoritatea instituțiilor îl cunosc. Există excepții pe care le tratăm la final.
În afara UE: unde se pune
Pentru Regatul Unit, Elveția, Norvegia, Statele Unite, Canada, Australia, Turcia sau Republica Moldova, apostila rămâne necesară. O eliberează Prefectura județului care a emis certificatul, pe originalul actului. Cererea o poate depune titularul sau un împuternicit; avocatul nostru o depune în baza împuternicirii avocațiale pe care o semnezi pe telefon, în aceeași comandă cu duplicatul.
Un detaliu care încurcă mulți oameni: apostila se pune pe certificatul nou, de tip actual. Certificatele vechi, tipizate, cu text de mână, sunt de obicei refuzate la apostilare; se cere mai întâi duplicatul, apoi apostila pe duplicat. De asta le comandăm împreună.
Apostilă pe original sau pe traducere?
Depinde de ce cere instituția străină. Cele mai multe cer apostila pe original, apoi o traducere autorizată în limba lor, făcută în țara de destinație sau în România. Unele cer și apostilă pe traducere: în cazul ăsta traducerea se legalizează la notar, iar apostila pe ea o pune Camera Notarilor Publici, nu Prefectura. Sunt două apostile diferite, pe două acte diferite.
În comanda noastră poți bifa fiecare pas separat: apostila de la Prefectură pe original, traducerea autorizată, legalizarea notarială a traducerii și apostila Camerei Notarilor pe traducere. Întreabă instituția care le cere exact ce vrea înainte să bifezi tot; plătești doar ce e nevoie.
Cât durează și cât costă
Apostila de la Prefectură se eliberează de regulă în aceeași zi sau în 1–2 zile lucrătoare de la depunere, după ce duplicatul certificatului există. Prin documentero.ro, apostila pe original costă 198 lei în plus față de certificat, cu depunerea și ridicarea incluse. Traducerea autorizată costă 178,50 lei. Extrasul multilingv, alternativa pentru UE, costă 798 lei și nu are nevoie nici de apostilă, nici de traducere.
Termenul total e dat de certificat, nu de apostilă: până la 30 de zile legale pentru duplicat, apoi zilele apostilei, apoi curierul. Pentru străinătate trimitem prin DHL Express sau Poșta Română, cu AWB pe email.
Țări care nu acceptă apostila
Statele care nu au semnat Convenția de la Haga (de exemplu unele țări din Golf sau din Asia) cer supralegalizarea: actul trece pe la Ministerul Afacerilor Externe și apoi pe la ambasada țării respective în România. E un drum mai lung, cu termene de câteva săptămâni. Spune-ne țara în formular și îți confirmăm înainte de plată dacă putem face supralegalizarea sau dacă e nevoie de un alt traseu.
Și invers: chiar în UE, unele consulate și instanțe cer certificatul cu apostilă, indiferent de regulament, pentru dosare de cetățenie sau proceduri judiciare. Când nu ești sigur, cere instituției lista de acte în scris și trimite-ne-o pe WhatsApp; verificăm gratuit ce trebuie de fapt.