Politica de confidențialitate

eDigitalizare SRL (CUI RO49278701, Reg. Com. J2023001097301, sediul în Jud. Satu Mare, Com. Odoreu, Str. Salcâmilor nr. 2), operatorul platformei documentero.ro, denumită în continuare „Operatorul” sau „noi”, prelucrează datele tale cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), Legea nr. 190/2018 și legislația națională în vigoare. Această politică explică ce date colectăm, în ce scop, cui le divulgăm, cât le păstrăm și ce drepturi ai.

1. Operatorul de date

Operatorul de date cu caracter personal pentru platforma documentero.ro este eDigitalizare SRL, cu datele de identificare de mai sus. Pentru orice solicitare privind datele tale, ne poți contacta la contact@eghiseul.ro sau +40 757 708 181.

2. Ce date colectăm

În funcție de actul solicitat, colectăm următoarele categorii de date:

a) Date de identificare

Nume și prenume, inclusiv numele purtate anterior (de ex. numele dinaintea căsătoriei).
Cod numeric personal (CNP), serie și număr act de identitate, cetățenie.
Data și locul nașterii, numele părinților, pentru certificatul și extrasul de naștere.
Data și locul căsătoriei, numele soțului/soției, mențiuni privind divorțul, pentru certificatul și extrasul de căsătorie.
Starea civilă și datele necesare certificatului de celibat, inclusiv țara în care urmează să fie folosit.
Datele persoanei pentru care se solicită actul, atunci când comanzi pentru un membru al familiei, și legătura de rudenie.

b) Date de contact

Adresă de email, număr de telefon, adresă de domiciliu/livrare (în România sau în străinătate).

c) Documente și imagini

Copie/scan act de identitate (CI/pașaport).
Fotografie de verificare (selfie cu actul), acolo unde verificarea identității este necesară. Este o dată biometrică, categorie specială de date (art. 9 GDPR): o folosim exclusiv ca să confirmăm că cel care comandă este titularul actului, o comparăm cu fotografia de pe act și nu o folosim pentru identificare automată în alt scop. Comparația o face un angajat al nostru.
Documente justificative, după caz (de ex. actul vechi, dacă îl ai, sau dovada legăturii de rudenie).

d) Semnătura electronică

Semnătura electronică simplă aplicată pe contractul de asistență juridică și pe împuternicirea avocațială.
Data și ora semnării (timestamp), adresa IP și user-agent-ul dispozitivului, hash-ul SHA-256 al documentului semnat.

e) Date de plată

Datele tranzacției, procesate securizat de furnizorul de plăți. Nu stocăm datele cardului pe serverele noastre. La plata prin transfer bancar păstrăm dovada plății pe care ne-o trimiți și referința tranzacției.

f) Date tehnice și de navigare

Adresă IP, tip browser și dispozitiv, pagini vizitate, sursa traficului.

3. Scopul prelucrării

Prestarea serviciului: completarea și depunerea cererilor la oficiile de stare civilă și la serviciile publice comunitare de evidență a persoanelor, în numele tău, prin avocat, și ridicarea actelor.
Încheierea și executarea contractului: generarea contractului de asistență juridică, a împuternicirii avocațiale și a documentelor asociate.
Facturare și plăți: emiterea facturilor și procesarea plăților.
Livrare: expedierea actului în original prin curier, la adresa indicată.
Comunicare: informarea ta privind stadiul comenzii și solicitarea de informații suplimentare.
Obligații legale: conformarea cu obligațiile fiscale, contabile și de arhivare.
Securitate și prevenirea fraudelor: verificarea identității și prevenirea utilizării abuzive a serviciului.
Îmbunătățirea serviciilor: analiza agregată a utilizării platformei.

4. Temeiul legal

Executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR): pentru prestarea serviciului comandat.
Consimțământul (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR): pentru verificarea identității pe bază de fotografie și pentru comunicări/cookie-uri neesențiale.
Obligația legală (art. 6 alin. 1 lit. c GDPR): pentru obligațiile fiscale, contabile și de arhivare.
Interesul legitim (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR): pentru securitatea platformei, prevenirea fraudelor și îmbunătățirea serviciilor.

5. Destinatarii datelor și persoanele împuternicite

Pentru a presta serviciul, divulgăm datele strict necesare către următoarele categorii de destinatari. Unii dintre aceștia acționează în calitate de persoane împuternicite (procesatori), în baza unor contracte de prelucrare conforme cu art. 28 GDPR, care le impun să prelucreze datele exclusiv conform instrucțiunilor noastre și să asigure confidențialitatea și securitatea lor.

a) Autorități publice emitente

Oficiile de stare civilă din cadrul primăriilor și serviciile publice comunitare locale de evidență a persoanelor, pentru depunerea cererii și eliberarea actului.

b) Avocatul partener

Avocat înscris în Barou, pentru reprezentarea în fața oficiilor de stare civilă. Primește doar datele necesare întocmirii și depunerii cererii, în baza contractului de asistență juridică semnat de tine.

c) Furnizori de servicii (persoane împuternicite)

Stripe, Inc.: procesare plăți online (certificat PCI DSS Level 1).
Supabase, Inc.: infrastructură cloud (bază de date), date găzduite în Uniunea Europeană.
Amazon Web Services (AWS S3): stocare securizată a documentelor și contractelor, regiunea eu-central-1 (Frankfurt, UE).
Google LLC (Gemini AI): extragerea automată a datelor din actul de identitate încărcat; folosit strict pentru procesarea comenzii.
Resend: trimiterea email-urilor tranzacționale (confirmări, notificări comandă).
SMSLink.ro: trimiterea notificărilor prin SMS.
Oblio: emiterea facturilor (e-factură).
Fan Courier, Sameday și, pentru livrări internaționale, DHL sau Poșta Română: livrarea actelor în original (doar nume, adresă și telefon).
CloudConvert: conversia/optimizarea documentelor (de ex. DOCX în PDF).

Nu vindem, nu închiriem și nu transferăm datele tale către terți în scopuri de marketing sau alte scopuri comerciale.

6. Transferuri internaționale de date

Datele sunt găzduite în principal în Uniunea Europeană (Supabase: UE; AWS S3: Frankfurt). Unii furnizori (de ex. Stripe, Google) pot prelucra date și în afara Spațiului Economic European. În aceste cazuri, transferul este protejat prin Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor (EU-US Data Privacy Framework) și/sau clauze contractuale standard, conform art. 46 GDPR. Când livrăm actul în afara UE, curierul primește numele, adresa și telefonul tău, strict pentru livrare.

7. Durata stocării

Date contractuale și ale comenzilor: pe durata executării contractului + 3 ani de arhivare (termene de prescripție).
Documente fiscale (facturi): 5 ani, conform legislației fiscale.
Documente încărcate (act de identitate, fotografie de verificare): pe durata executării contractului + 3 ani de la finalizarea comenzii, împreună cu dosarul comenzii. Le păstrăm pentru că trebuie să putem dovedi, la cererea instituțiilor sau a organelor de control, că am verificat identitatea persoanei pentru care am depus cererea, și pentru apărarea unui drept în instanță (art. 17 alin. 3 lit. b și e GDPR). Poți cere ștergerea oricând, iar dacă niciuna dintre obligațiile de mai sus nu se mai aplică, o facem.
Contracte semnate electronic: 3 ani de la finalizarea comenzii.
Date analitice: până la 14 luni.

La expirarea perioadei, datele sunt șterse definitiv sau anonimizate ireversibil.

8. Securitatea datelor

HTTPS/TLS: toate comunicațiile sunt criptate.
Criptare la stocare: documentele sensibile sunt stocate criptat.
Acces restricționat: accesul la date este limitat strict la personalul autorizat, pe principiul „need-to-know”.
Plăți securizate: procesate exclusiv prin Stripe; nu stocăm datele cardului.
Backup și monitorizare: backup-uri regulate și monitorizarea evenimentelor de securitate.

9. Drepturile tale

Conform GDPR, ai următoarele drepturi privind datele tale:

Dreptul de acces (art. 15): o copie a datelor prelucrate.
Dreptul la rectificare (art. 16): corectarea datelor inexacte.
Dreptul la ștergere (art. 17, „dreptul de a fi uitat”): sub rezerva obligațiilor legale de păstrare.
Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18).
Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20).
Dreptul la opoziție (art. 21).
Dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.

Pentru exercitarea acestor drepturi, scrie-ne la contact@eghiseul.ro. Răspundem în termenul legal de cel mult 30 de zile.

10. Cookie-uri

Platforma folosește cookie-uri esențiale (pentru funcționare și securitate) și, cu acordul tău, cookie-uri de analiză și marketing. Detalii complete și modul de gestionare în Politica de cookie-uri.

11. Modificări ale politicii

Ne rezervăm dreptul de a modifica această politică pentru a reflecta schimbări ale practicilor noastre sau ale legislației. Modificările semnificative sunt publicate pe această pagină, cu indicarea datei ultimei actualizări. Recomandăm verificarea periodică.

12. Contact și plângeri

Pentru orice întrebare privind datele tale: eDigitalizare SRL · contact@eghiseul.ro · +40 757 708 181.

Dacă apreciezi că prelucrarea îți încalcă drepturile, te poți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP): www.dataprotection.ro, B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București. Te încurajăm totuși să ne contactezi întâi pe noi pentru soluționarea amiabilă.